Ausgangssituation

Kunde: Eine etablierte Werbeagentur, die Personaldienstleistungen im Bereich Promotion und Merchandising erbringt.

Die Agentur beauftragt für unterschiedliche Dienstleistungen externe Auftragnehmer, die ihre Ergebnisse in einer Datenbank erfassen. Die Abrechnung dieser Leistungen erfolgte über ein Altsystem, das nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach.

Herausforderungen

• Fehlende Ressourcen: Der Entwickler, der für die Weiterentwicklung der Abrechnungsplattform verantwortlich war, stand nicht mehr zur Verfügung. Dies führte zu einer veralteten Lösung.
• Schnittstellenproblematik: Eine neu eingeführte operative Datenbank war nicht mit der bestehenden Abrechnungsplattform verbunden, was die Effizienz der Prozesse stark beeinträchtigte.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Die manuelle Erfassung, Kontrolle und Abrechnung der Dienstleistungen führte zu einem hohen Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter und verzögerte die Zahlungsprozesse.
• Erhöhter Arbeitsaufwand: Mitarbeiter müssen mehr Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, was die Effizienz verringert und Ressourcen bindet, die anderswo sinnvoller eingesetzt werden könnten. Ein hoher administrativer Aufwand führte zu Frustration und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, was sich negativ auf die Motivation und Produktivität ausgewirkt hat.
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Prozesse sind anfälliger für menschliche Fehler. Falsche Eingaben oder Berechnungen können zu fehlerhaften Abrechnungen führen, was wiederum zu Unzufriedenheit bei externen Mitarbeitern führt.

Lösung

• Schnelle Umsetzung: Innerhalb kurzer Zeit wurde eine neue, benutzerfreundliche Abrechnungsplattform implementiert, die alle Prozesse rund um die Beauftragung und Abrech-nung von Auftragnehmern optimiert.
• API-Anbindung: Eine externe operative Reporting-Datenbank wurde über eine API nahtlos integriert, was den direkten Austausch von Daten ermöglichte.
• Prozessoptimierung: Die neuen Prozesse wurden gezielt optimiert und implementiert, um die Effizienz zu steigern.
• Integration der Buchhaltungssoftware: Eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware wurde eingerichtet, um die relevanten Finanzdaten automatisiert zu übertragen.
• Datenmigration: Auftragnehmer-Stammdaten und relevante Dokumente wurden erfolgreich in die neue Lösung importiert.

Ergebnisse

• Automatisierte Rechnungsstellung: Rechnungspositionen werden automatisch aus den operativen Datenbanken importiert, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Fehlerquote signifikant gesenkt wird.
• Sichere Abrechnung: Nur Leistungen, für die ein gültiger Auftrag vorliegt, können abgerechnet werden, was die Transparenz erhöht. Dies bringt rechtliche Klarheit, sowohl für die Agentur als auch für den Auftragnehmer, und verringert das finanzielle Risiko für die Agentur.
• Effiziente Kontrolle: Die Kontrolle der Abrechnungsdaten erfolgt im 4-Augen-Prinzip, was die Qualität der Daten und die Einhaltung interner Richtlinien verbessert.
• Benutzerfreundliche Rechnungsstellung: Auftragnehmer können ihre Rechnungen schnell und rechtskonform über die neue Plattform erstellen.
• Zeitnahe Zahlungen: Finanzielle Informationen werden automatisch in die Buchhaltungssoftware exportiert, was die Auszahlung von Rechnungen beschleunigt.

Messbare Unterschiede

• Reduzierung manueller Eingaben: Dank der API-Anbindung an die externe Datenbank entfällt die manuelle Datenerfassung weitestgehend. Ca. 74.000 Rechnungspositionen wurden über die API transportiert und in über 4.000 Rechnungen abgerechnet.
• Effiziente Kontrolle: Mehr Zeit für die Kontrolle der Abrechnungsdaten vor der Auszahlung an die Auftragnehmer. Dadurch weniger Fehler und Vermeidung von Falschauszahlungen sowie den damit verbundenen Kosten.
• Erhöhte Datenqualität: Durch optimierte Prozesse und vereinfachte Kontrollen konnte die Datenqualität der Abrechnungsdaten erheblich gesteigert werden. Der Buchhaltungs- und Controlling-Abteilung ermöglicht die erhöhte Datenqualität, insbesondere bei Audits und Prüfungen, eine verbesserte Nachverfolgbarkeit der Daten.

Warum empat?

Expertise und Erfahrung:

empat bringt umfangreiche Erfahrung mit, da wir seit 2006 erfolgreich Abrechnungsplattformen für Werbeagenturen implementieren, weiterentwickeln und betreuen. Unser tiefes Verständnis für die speziellen Herausforderungen im Agenturumfeld ermöglicht es uns, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die nicht nur effizient, sondern auch zukunftssicher sind.

Anstatt auf Standardlösungen zurückzugreifen, entwickelt empat in enger Zusammenarbeit mit den Kunden individuelle Lösungen. Die Lösungen werden auf die Branche, die Zielgruppe und die besonderen Herausforderungen und Prozesse des Kunden abgestimmt. Die Umsetzung erfolgt iterativ, sodass flexibel auf Änderungen reagiert werden kann. Dies verkürzt die Entwicklungszeit, minimiert Risiken und stellt sicher, dass das Endprodukt den Anforderungen entspricht.