Case Study: Datenschutzmanagement für kleines Unternehmen

ohne verpflichtenden Datenschutzbeauftragten

Herausforderung

Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, die umfangreichen Anforderungen der DSGVO und des BDSG zu erfüllen – trotz fehlender eigener Datenschutzexpertise und begrenzter Ressourcen. Obwohl keine konkreten externen Anforderungen oder Nachfragen zu Datenschutzmaßnahmen vorlagen, bestand bei der Geschäftsleitung ein deutliches „ungutes Gefühl“ bezüglich des Datenschutzes und der damit verbundenen Pflichten.

Ausgangslage und Aufgabenstellung

• Kernproblem: Fehlendes Know-how und Ressourcen, um die gesetzlichen Datenschutzvorgaben systematisch und nachhaltig umzusetzen.
• Symptome: Keine sichtbaren Probleme im Tagesgeschäft, jedoch ein latentes Risiko durch mögliche Datenschutzverstöße ohne adäquate Dokumentation und Maßnahmen.
• Risiken: Ohne Maßnahmen bestand die Gefahr von Bußgeldern, Imageverlust und Haftungsrisiken, die im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens gefährden könnten.
• Ausgangssituation: Keine Datenschutzmaßnahmen implementiert, keine klaren Prozesse oder Dokumentationen. Die Geschäftsleitung war unsicher, wie und wo sie anfangen sollte.

Umsetzung durch empat

Nach einer umfassenden Analyse und Schulung wurde gemeinsam beschlossen, ein pragmatisches Datenschutzmanagementsystem aufzubauen, das speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten ist.

• Ein Mitarbeiter wurde zum Datenschutzhelfer ausgebildet und übernahm die operative Verantwortung.
• Es wurde die Basisversion des audatis MANAGER eingeführt, ergänzt um wenige Erweiterungen.
• Es wurden interne Datenschutzrichtlinien entwickelt, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellt, technisch-organisatorische Maßnahmen definiert und dokumentiert sowie alle erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen.
• Die Beratung erfolgt flexibel über ein Stundenpaket, sodass der Datenschutzberater nur bei Bedarf hinzugezogen wird.

Ergebnis und Nutzen

• Das Unternehmen verfügt nun über ein vollständiges, transparentes und praxisnahes Datenschutzmanagementsystem.
• Datenschutzaufgaben werden regelmäßig, aber ressourcenschonend erledigt (Datenschutzhelfer ca. 4 Stunden pro Woche).
• Die Unterstützung durch den Datenschutzberater ist nach der intensiven Einführungsphase auf 1-2 Stunden pro Monat gesunken.
• Die Geschäftsleitung hat das „ungute Gefühl“ überwunden und agiert nun bewusst und sicher in allen relevanten Datenschutzfragen.
• Die Risiken für das Unternehmen sind erheblich reduziert, Haftungsrisiken und mögliche Bußgelder werden aktiv vermieden.
• Die Investition in das Datenschutzmanagement ist als notwendiger Aufwand akzeptiert – mit dem klaren Bewusstsein, dass Untätigkeit teurer wäre.

Ihr Vorteil mit empat

• Branchenverständnis: Kenntnis der besonderen Situation kleiner Unternehmen, die zwar keine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten haben, aber dennoch alle Anforderungen erfüllen müssen.
• Flexible, kosteneffiziente Lösung: maßgeschneiderte Beratung und ein nutzerfreundliches Datenschutzmanagementsystem, das ohne unnötige Verpflichtungen implementiert wurde.
• Partnerschaftlicher Ansatz: enge Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und schnelle Reaktionszeiten schaffen Vertrauen und nachhaltige Akzeptanz.
• Mehrwert durch Beratung: Neben der reinen Umsetzung konnten versteckte Risiken und Optimierungspotenziale im Datenschutzprozess identifiziert und adressiert werden.