Case Study: Datenschutzbeauftragter

bei Kleinunternehmen

Herausforderung

Ein Dienstleistungsunternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden erkannte frühzeitig die Bedeutung des Datenschutzes – insbesondere einer der Geschäftsführer, der sich eigenverantwortlich damit beschäftigte. Obwohl rechtlich keine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten bestand, war aufgrund der Zusammenarbeit mit größeren Geschäftskunden klar, dass ein professionelles Datenschutzmanagement notwendig ist. Die interne Umsetzung erschien jedoch ineffizient, und die positive Außenwirkung eines benannten Datenschutzbeauftragten konnte nicht allein intern sichergestellt werden.

Ausgangslage und Aufgabenstellung

• Fehlende zentrale und strukturierte Datenschutzorganisation
• Aufwand und Unsicherheit bei der eigenständigen Umsetzung
• Fehlende externe Vertrauensbasis für Kunden durch fehlenden externen Datenschutzbeauftragten

Risiken bei Nicht-Handeln

• Vertrauensverlust bei Kunden aufgrund mangelnder Datenschutztransparenz
• Potenzielle rechtliche Risiken und mögliche Bußgelder bei Datenschutzverstößen
• Ineffiziente Ressourcennutzung durch ungeordnete Prozesse

Umsetzung durch empat

Nach ersten Abstimmungsgesprächen mit der Geschäftsleitung und einer Mitarbeiterschulung zum Datenschutz erfolgte eine umfassende Vor-Ort-Analyse der bestehenden Datenschutzsituation. Auf Basis der Erkenntnisse übernahm empat die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten und wurde offiziell bei der zuständigen Aufsichtsbehörde benannt.

Anfangs wurde ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) mit einfachen Mitteln (Word, Excel) aufgebaut. Dieses erwies sich jedoch als zu unübersichtlich und aufwendig, auch für den internen Datenschutzhelfer. Daraufhin wurde die Basisversion des spezialisierten Tools audatis MANAGER eingeführt.

Mit dem audatis MANAGER wurden folgende Komponenten zentralisiert und digital verwaltet:

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge)
• Interne Richtlinien und weitere Datenschutzunterlagen

Ergebnis und Nutzen

Das nun etablierte Datenschutzmanagementsystem ermöglicht eine vollständige und strukturierte Abdeckung aller notwendigen Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen. Die Pflege und Bearbeitung der Aufgaben erfolgt überwiegend durch den internen Datenschutzhelfer, der dafür etwa einen halben Arbeitstag pro Woche einsetzt. Die externe Betreuung durch empat als Datenschutzbeauftragten reduzierte sich auf durchschnittlich 1 bis 2 Stunden im Monat – zuvor waren es rund 10 Stunden.

• Extern benötigte Zeit für Datenschutzbeauftragung: ca. 1,5 Stunden/Monat
• Interne Arbeitszeit für Datenschutzmanagement: ca. 4 Stunden/Woche
• Entlastung des Geschäftsführers und der Mitarbeitenden
• Professionelle Außenwirkung durch offiziellen Datenschutzbeauftragten
• Effiziente und transparente Prozesse
• Erhöhte Rechtssicherheit und Compliance

Direkte Auswirkungen auf das Unternehmen

• Gesicherte Kundenbeziehungen durch professionelles Datenschutzmanagement
• Reduzierung der internen Aufwände im Datenschutz um ca. 60 %
• Minimierung potenzieller Datenschutzrisiken und möglicher Bußgelder
• Freigewordene Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben

Ihr Vorteil mit empat

empat kennt die Herausforderungen kleiner Unternehmen genau und konnte flexibel auf die besondere Situation reagieren: Ein Unternehmen, das keinen gesetzlichen Auftrag zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten hat, aber dennoch aus strategischen Gründen diesen Weg gehen wollte. Die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit, schnelle Kommunikation und pragmatische Lösungen machten empat zum idealen Partner.

Darüber hinaus half empat, Datenschutzlücken und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, die zuvor intern nicht klar waren. Die Einführung des audatis MANAGER als spezialisiertes Tool schuf erstmals eine klare, zentrale Struktur für alle Datenschutzaktivitäten.