Use Case: Digitales Gästemanagement

für Events mit Struktur

Herausforderung

Events leben von einem reibungslosen Ablauf – und der beginnt bei der Gästeliste.
Viele Unternehmen und Agenturen kämpfen mit manuellen Excel-Listen, unübersichtlicher Kommunikation und fehlerhaften Einladungen. Mehrfacheinladungen, unklare Rückmeldungen oder ein chaotischer Check-in-Prozess gefährden nicht nur die Organisation, sondern auch das Gästeerlebnis. Gesucht war eine intuitive, digitale Lösung, die Einladungs- und Einlassmanagement nahtlos verbindet – vom ersten RSVP bis zum letzten Platz in der Eventlocation.

Unsere Lösung: Smarte Event-Plattform mit voller Kontrolle

Für unseren Kunden haben wir eine webbasierte Plattform entwickelt, die sämtliche Prozesse des Gästemanagements digitalisiert und vereinfacht. Modular, CI-konform und individuell anpassbar – für Fashion-Events, Messen, Business-Dinner oder Konferenzen.

Die Funktionen im Überblick:

• Zentrale Gästeverwaltung: Webinterface zur einfachen Listenpflege und Sitzplan-Erstellung.
• RSVP-Management: Digitale Einladungen mit direkter Teilnahmebestätigung – kein E-Mail-Pingpong mehr.
• Effiziente Akkreditierung: Offline-fähiger QR-Code-Check-in inklusive Print-on-Demand Seating-Card für professionellen Empfang.
• Live-Übersicht + Transparenz: Echtzeit-Dashboard mit aktuellen Teilnahme- und Seating-Infos.
• Drag + Drop Seating: Intuitive Platzierung per Mausklick – übersichtlich und fehlerfrei

Ergebnis: Events mit Wow-Faktor – auch im Backend

Die Plattform bietet volle Kontrolle – und macht Schluss mit dem Chaos klassischer Gästelisten:

• 0 % Datenchaos: Fehlerfreie Verwaltung durch automatisierte Synchronisation
• Weniger No-Shows: Genaue Teilnehmerübersicht durch effizientes RSVP-Handling
• Blitzschneller Check-in: QR-Code-Scan + Karten-Druck in Sekunden
• Ein starker Auftritt: Einladung + Akkreditierung im Corporate Design
• Optimale Organisation: Klarer Überblick für Planung + Live-Event

Ihr Vorteil mit empat

Ob Fashion-Show, Gala oder Produktlaunch – unsere Eventplattform sorgt für professionelle Abläufe, entspannte Hosts und zufriedene Gäste. Skalierbar. Benutzerfreundlich. Eindrucksvoll.

Bereit für stressfreies Gästemanagement? Dann lassen Sie uns Ihre individuelle Eventlösung entwickeln – vom ersten Klick bis zum letzten Applaus.